各部门：

学院办学相关证件的原件、复印件及院领导身份证复印件（以下统称学院相关证件），是学院开展各项工作的重要凭证和依据。为进一步加强学院相关证件的借用、使用、归还等程序，明确职责，理顺关系，保证各项工作合理有序地开展，通知如下：

一、借用程序

申请使用学院相关证件，需遵循以下程序：

1.登录学院网站，点击“组织机构”→“院办公室”→“下载专区”。

2.根据需要下载“石家庄铁道大学四方学院证件借用申请单”或“石家庄铁道大学四方学院证件复印件借用申请单”。

3.按照格式（一式一份即可）进行填写后，找所在单位部门领导签字。

4.找所在单位分管院领导签字。需使用院长或书记身份证复印件的，直接找院长或书记签字。

5.将申请单交院办公室，借出相关证件。

6.按期归还。复印件因使用需要无法归还的说明理由。

二、相关责任及注意事项

1.学院相关证件由院办公室设专人负责管理，负责人要妥善做好各种证件的保管、使用、出借等工作，并将证件的使用、出借情况登记造册。

2.学院相关证件一旦按正规程序借出，借用部门及借用人需承担借用期间的相关责任。

3.借用部门及借用人负责借用期间各种证件的保管及使用，防止证件损坏或丢失，不得将证件转借其他部门或个人。对因保管不当，由此对学院工作造成重大损失的，要进一步追究责任。

4.不得超出借用申请事由范围使用证件;不得私自复印证件原件或复印件。对因使用不当，由此对学院工作造成重大损失的，要进一步追究责任。

5.本通知自下发之日起执行，由院办公室负责解释。

                                 石家庄铁道大学四方学院

                                        院办公室

                                     2015年4月17日