关于进一步加强会议管理的通知

院属‌各单位、机关各部门‌：

为进一步规范学院会议的组织和管理，提高会议质量和效率，切实精简会议、改进会风，根据《石家庄铁道大学四方学院会议管理办法》（试行）的相关规定，现就进一步加强会议管理有关事项通知如下：

一、高度重视，强化认识

会风会纪事关学院形象，体现干部队伍的精神面貌和工作作风。各单位、各部门要站在讲政治、讲纪律、讲规矩的高度，充分认识严肃会风会纪的重要性，切实增强纪律意识和规矩意识，确保学院工作高效有序运转。

二、严格会议审批程序

（一）‌全院性会议及重大活动‌：由主办单位报请分管院领导同意、主要领导审批后方可召开。

（二）‌需提交党委会或院长办公会研究的会议‌：由分管院领导提出会议方案，提交会议研究决定。

（三）‌临时性全院会议‌：确因特殊情况需由院领导主持召开的，由主办部门请示分管院领导同意后召开，并事前向党政主要领导报告。

（四）‌职能部门召集的会议‌：应提前报分管院领导审批，涉及多个部门或单位的，会前应充分协商。

（五）‌教学单位组织的学术会议‌：应报分管教学院领导同意。

三、规范会议组织流程

（一）‌会议筹备‌：主办部门负责会议方案拟订、文字材料起草、会场布置、座次安排等工作；协办部门协助做好相关工作。

（二）‌会议通知‌：及时通知参会人员，通知情况须进行记录以备查。

（三）‌会议实施‌：确保会议场地及设备正常使用，会议议程顺畅进行。

（四）‌会后处理‌：会议主办部门要编纂会议组织情况、出勤情况及会议记录、会议纪要等资料，并存档。同时，将会议会纪会风情况（石家庄铁道大学四方学院会议管理办法(试行)中附件1）报学院办公室。

四、严明会议纪律

（一）‌参会要求‌：各参会单位要严格按照会议要求的人员范围准时参会，不得无故请假、迟到、早退或缺席。确因特殊情况不能参加的，须按规定请假，并安排其他领导代为参会。

（二）‌会场秩序‌：会议期间，参会人员应关闭或调至静音状态的手机等电子设备，不得做与会议无关的事情。严格遵守“六不准、三必须”原则。

（三）‌保密要求‌：会议讨论研究的问题，凡属尚未决定或不能对外公开的，不得擅自引用或对外扩散。会议材料应妥善保管，不得随意带离会场或丢弃。

五、加强监督检查与违纪处置

（一）‌监督检查‌：督查办公室、学院办公室负责对会议落实情况进行监督检查，对违反会纪会风的情况进行通报处置。

（二）‌违纪处置‌：对违反会议纪律的单位或个人，视情节轻重采取通报批评、约谈、诫勉谈话、问责处理等处置措施。违纪情况与单位和个人考核、评优评先、绩效等挂钩。

六、工作要求

（一）‌认真学习‌：各单位、各部门要认真组织学习《石家庄铁道大学四方学院会议管理办法》（试行），确保每位教职工充分了解并遵守相关规定。

（二）‌严格执行‌：严格按照本办法执行会议组织和管理工作，切实改进会风，提高会议质量和效率。

请各单位、各部门务必高度重视，认真执行本通知要求，共同推动我院会议管理工作再上新台阶。

‌石家庄铁道大学四方学院办公室‌

2025年3月24日