院属各单位、机关各部门：

自我院于2013年修订了《公文处理实施细则》并下发《关于改进和加强公文处理工作的通知》以来，较大程度上促进了学院公文处理工作规范化、程序化，但在实际公文处理过程中，仍然存在各种问题。现对学院公文处理工作中存在的问题进行了梳理说明，现印发给你们，请结合本单位、部门实际抓好落实，以进一步改进和加强学院公文处理工作。

一、存在的主要问题

1.公文格式、字体、标点、落款等基本形式不正规。

2.公文在提交之前内部没有充分讨论酝酿，存在错漏现象。

3.公文提交不及时。

4.公文越级提交或不按类提交。

5.需要印发红头文件的，发文稿纸签发不认真。

6.职能部门在收发公文后忘记督办反馈工作。

7.公文用印和私人用印审核不认真。

8.本院印发红头文件的归档问题。

二、相关要求

1.重视经手的公文，端正公文处理的态度，加强对已经印发的《公文处理实施细则》和《关于改进和加强公文处理工作的通知》学习，熟悉常用几类公文的格式要求，加强相关部门之间的沟通。

2.一般性质的请示、报告，提交部门应内部经过充分论证和修订后提交相关职能部门或院领导，并准备做好相关解释工作；规章制度、涉及师生权益的各种通知和决定应先由职能部门提出初稿，经分管院领导审核后在一定范围内征求意见，然后提交院长办公会审核。

3.合理安排工作进度，需要提交院领导和院长办公会审核决定的事项，在基础材料准备好后及时提交，不要等领导或院办公室催交。对于准备不充分的材料不可仓促提交，待准备完善后再正式提交。

4.职能部门在收集各方意见或会议材料时做好登记，在院领导或院长办公会审核通过后及时给材料提交部门反馈意见，需要发文执行的应及时签发发文稿纸。

5.认真学习《石家庄铁道大学四方学院印章使用管理规定》，认识到印章使用的严肃性，明确各级印章使用的权限。各部门领导在审核本部门职工和学生用印材料时要严格把关，对自己签字的材料负责。

6.鉴于综合档案室已经步入正轨，自2014年开始，红头文件由职能部门自行留存，按综合档案室要求归档。

院办公室

2014年4月23日